Mail Verteiler
Excel Report unterstützt das Versenden von Protokollen per Email. Auch in diesem Fall kann das fertige Protokoll entweder mit dem Zeitplan oder manuell verschickt werden.
Um ein Protokoll versenden zu können, müssen zuerst die Mail Verteiler definiert werden, die den Betreff und die Empfänger beschreiben. Klicken Sie dazu auf Mail Verteiler im Menü Report.
Wenn Outlook konfiguriert ist, wird es für den Mailversand verwendet. Wenn es nicht konfiguriert ist, werden die Emails über den Excel-sendmail Mechanismus ("Eine andere Anwendung versucht, eine Mail zu versenden ...") versendet.
Durch die Definition der Mail Verteiler besteht für den Benutzer des Reports die Möglichkeit, Protokolle per Mail zu verschicken. Das erstellte Protokoll wird als Anhang dem Mail beigefügt. Die folgende Abbildung zeigt einen definierten Mail Verteiler:
Zu den Verwendungen der Tasten siehe Häufig verwendete Bedienelemente. Beim Erstellen bzw. Ändern eines Eintrages in dieser Liste öffnet sich ein Fenster, mit dem die Einstellungen vorgenommen werden können:
Bezeichnung: Hier kann ein Name für den Mail Verteiler angegeben werden, der in weiterer Folge immer angegeben werden muss, wenn ein Protokoll per E-Mail verschickt werden soll. Verteilernamen müssen eindeutig sein. Jeder Verteiler kann eine Semikolon getrennte Liste mit Email Adressen enthalten. Selbstverständlich kann eine Adresse auch in verschiedenen Verteilern enthalten sein.
An: Eine gültige Mailadresse muss in diesem Feld stehen.
Mit der Taste
können die, in den
Outlook Adressbüchern gespeicherten E-Mail Adressen, für den Mail Verteiler im Report zur
Verfügung gestellt werden:
Betreff: In diesem Feld kann ein kurzer Text, der das Mail beschreibt eingegeben werden. Beim Betreff können aber auch genauso wie in der Kopf- oder Fußzeile eines Protokolls Schlüsselwörter eingetragen werden (z.B.: [Report]). Siehe auch Schlüsselworte für Header und Footer.
Bei Angabe eines Schlüsselwortes in der Betreffzeile, darf auf die eckigen Klammern nicht vergessen werden.
Mail mit Zeitplan verschicken
Bei Erstellung eines Zeitplans für die automatisierte Protokollerstellung kann mit der neu hinzugekommenen Checkbox Mail Verteiler festgelegt werden, ob das fertiggestellte Protokoll auch per Email an einen zuvor definierten Mail Verteiler geschickt werden soll.
Mail manuell verschicken
Ein bereits erstelltes und geöffnetes Protokoll kann auch sofort per Email verschickt werden. Hierfür wird der Eintrag Mail verschicken im Menü Protokoll verwendet.
